當時鐘遇見羅盤
忘掉牆上的時鐘——提高做事效率,並不表示做時間的主人。找到心中的羅盤——探索真心所願,創造均衡圓滿的人生。」
關注自我成長議題的大師史蒂芬柯維(Stephen R. Covey)在《與時間有約》(First Things First Time)一書,曾有以上這麼一段話。
柯維主張,我們可以採取行動,卻無法決定後果,因為,控制權操之於自然原則,與傳統標榜效率與技巧的時間管理大異其趣。
因此,柯維以自然原則為核心,說明如果深究時間管理的內在時,有意義的生命其實與速度或效率沒有關係,重要的是,我們做了哪些事情,我們為什麼做這些事情,而不是完工的速度。
第二象限時間管理
「人生最重要的是,有偉大目標及達到的決心。重要之事絕不可受芝麻綠豆小事牽絆。」經常被突發的事件打亂的經理人,或許對於德國文學家哥德(Goethe)的這句話心有戚戚焉。
在時間的管理矩陣上,可以採用「緊急」「重要」做為兩軸的指標。在日常工作中,我們往往被「重要且緊急」與「緊急卻不重要」的事情困住,最後,位於第二象限「重要但不緊急」的事情(例如親情、健康),通常需要我們花費長時間經營,卻最容易被我們忽略。
柯維主張,每個人都應該做好「第二象限時間管理」,也就是做好「重要但不緊急」的管理,提升這些事項的重要性,例如,如果能以每星期30分鐘做好這個象限的步驟擬定,就能讓我們脫離時鐘指針的擺布,找到生命的羅盤。
如何重新安排一周計畫?
如何找到生命的羅盤?試試看用以下的步驟,每星期花個30分鐘,為下一個星期安排行程:
步驟1:與使命連結
猶太裔的意義療法學說發明者維克多.法蘭可醫師(Viktor E. Frankl)曾在二次世界大戰期間,經歷奧茲維茲(Auschwitz)集中營劫後餘生後,他以一位心理治療師的角度,探討究竟是什麼力量,讓少數人能從納粹集中營存活。
他發現,原因並非是健康、智力、生存技巧,而是有志未竟的「使命感」。也就是說,每一個人都是有其使命而來到這個世界上的,每一個人都有為了別人而活的使命,面臨人間煉獄的考驗能夠活下來的倖存者,多是因為抱持著使命感而能生存下來。
柯維主張,「使命」是時間管理的基礎,這不僅是一星期的生活,同時也反映了我們對於人生的態度與整個人生的看法。對於想探索時間管理深層意義的人,柯維建議不妨思索自己最在意的是什麼?人生意義何在?不同於速成的時間管理技巧,而是從使命探討生命的本質。
柯維建議我們不妨自問:
1.
生命中,最重要的事情是什麼?
2.
人生的意義何在?
3.
我希望成為什麼或是完成什麼?
如果不太習慣思考這樣的問題,不妨換個方式這麼問:
我覺得人生中最重要的3件事情是什麼?
我的長期目標是什麼?
我覺得人生中最重要的人際關係是什麼?
在我的一生中最希望自己有什麼貢獻?
我最希望得到的感受是什麼?
假使我只剩下6個月的生命,這一星期我要做些什麼事情?
步驟2:認清角色
你可能是妻子的先生、女兒的爸爸、母親的兒子、公司的高階經理人、學校的家長會長、扶輪社的社友、慈善團體的義工,認清自己有這麼多個角色定義,將有助於對人生的圓滿有更多的整體觀,知道時間管理有助於角色的動態平衡。同時,角色的定義也正能突顯出「重要但不緊急」(【附表】的第二象限)的範圍。
此外,每個人最好找到一個扮演好其他角色的基礎,也是每個人共同都有的,柯維稱其為「利器」,包括了生理(例如運動)、社會情感(例如親情)、心智(例如閱讀)、心靈(例如打坐)4個層面,這並非立刻能立竿見影,而是我們必須投資心力、時間,以扮演好其他角色的基礎。
步驟3:設定目標
接下來可以思索,這一星期當我扮演每一種角色時,可以做哪件事情以產生最大的效果?接下來填寫一周計畫表的目標欄,最好將目標限定在一、兩個最重要的目標。填好之後,可以思索以下的問題:
1.
如果我在下星期完成這些目標,會有什麼結果?
2.
我對自己的生活會有什麼不同的感受?
3.
如果我只完成了部分目標,會有什麼結果?
4.
這會對我的人生產生積極的影響嗎?
5.
如果我持續每星期都這麼做的話,會有什麼結果嗎?
6.
我會比現在過得更好嗎?
步驟4:做好周計畫
一個廣口瓶如果先放進了許多的小石頭、沙子和水,就無法放入大石頭。反之,如果先放進幾個大石頭,再依序放入小石頭、沙子和水,還能填滿大石頭之間的空隙。
如果我們的觀念是做得愈多愈好,但是做的都不是最重要的事情(小石頭),做再多也沒有意義,生命中最重要的事情才是當務之急。
因此,我們應該將占滿時間的「重要且緊急」與「緊急卻不重要」為重心的生活,逐漸移往「重要但不緊急」的第二象限。
做好周計畫之後,不妨思索:
1.
做完計畫之後,我對這樣的一周生活有何感受嗎?
2.
如果我每星期都計畫好每一種角色的「重要但不緊急」的目標,而且確實執行,對生活會發生什麼影響?
3.
我是否認同「先放大石頭」的道理?這個道理如何幫助我完成重要的事情?
步驟5:實踐誠信原則
誠信原則就是以自信泰然的心態將使命投注於每一刻,如果每天一開始,先做以下3件事情,便能提升面臨實際抉擇時,更能省思內在的羅盤:
1.
省思一天的生活:在一日之初花點時間檢討行程,審視生命的內在羅盤,看清楚方向並調整心態,因應不可預期的挑戰。
2.
安排事情的先後順序:確認自己要做的事情究竟是「重要但不緊急」、還是「重要且緊急」,這樣才能確保避免被「不重要卻緊急」的事情,用障眼法矇騙。
3.
擬定一日計畫表:左欄排出必須在特定時間內完成才有價值的活動,右欄列出一日之中可做的第一、二象限的事情。
即使一天當中發生了許多迫使自己必須重新規畫計畫的狀況時,善用第二象限(重要但不緊急)時間管理法,可以協助我們分辨哪些才是真正重要的事情。
步驟6:評估
一周結束時可以探討以下的問題,做為自己的反省,並開始下周的使命檢討與安排:
1.
我完成了哪些目標?
2.
我遭遇到哪些挑戰?
3.
我做過哪些決定?是否將最重要的事情列為當務之急?
重要的事情一定要「找時間」去做,而不是等「有空時」去做。因此,時間管理的目的,並非只是被時鐘控制,因為時鐘代表的是我們的承諾、時間表、目標,這是屬於時間管理的層面;羅盤代表了價值、使命、信念、良知、方向,也代表價值觀與生活方式,如果心中只有時鐘卻沒有羅盤,恐怕會浪費許多時間卻達不到人生的目標。
 
文章來源<經理人月刊>
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